Le 08 juillet 2016

Gestion et diffusion de l'information touristique : l'Auvergne rejoint le réseau APIDAE

La décision a été prise officiellement le mercredi 15 juin 2016 : les quatre départements de l’Auvergne et les Offices de Tourisme rejoindront dès septembre le réseau de gestion et de diffusion de l’information touristique Apidae.

Apidae c'est quoi ?

Apidae est à la fois un réseau d'utilisateurs, une plateforme de travail collaborative et une gamme de services pour accompagner chacun dans la réussite de ses projets numériques. La plateforme Apidae Tourisme est une base d'informations en ligne, elle permet de créer et de diffuser de l'information touristique. Elle est co-alimentée par l'ensemble des acteurs du tourisme et des loisirs des départements de Rhône-Alpes, de l'Ile-de-France, de PACA et du Tarn. Apidae permet à tous de valoriser l'offre des destinations dans des projets de toutes natures. Les utilisateurs, membres du réseau, constituent un véritable écosystème. Chacun garde la maîtrise de sa propre stratégie mais les possibilités de collaboration sont nombreuses et variées.

Pourquoi et comment rejoindre le réseau APIDAE ?

Suite à la naissance de la Région Auvergne-Rhône-Alpes et à l’annonce de la fusion des deux CRT, il semblait logique, pour des raisons économiques, de cohérence et d’efficience, que le CRDTA rejoigne le réseau Apidae.

Dès l’hiver 2015, le CRDTA et les 4 départements ont donc lancé une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO) pour accompagner les acteurs auvergnats, dans leur processus de décision et dans la conduite du changement pour la gestion et la diffusion des données touristiques. Il s’agissait notamment :

  • D’étudier les différentes alternatives organisationnelles et techniques, avec leurs bénéfices et leurs risques, pour permettre à chaque département de prendre une décision sur l’adhésion ou non au réseau Apidae,
  • D’étudier les différents scénarii de migration permettant de maintenir les services existants,
  • De formaliser la gouvernance et les modes opératoires pour assurer le bon fonctionnement du réseau,
  • De designer l’organisation et les bonnes pratiques de partage des données pour augmenter la qualité en fonction des usages.

Au-delà des commanditaires de l’AMO, les Offices de Tourisme ont aussi été associés à la réflexion. Des réunions de présentation Apidae ont eu lieu dans chaque département. Et une quinzaine d’Offices de Tourisme a participé aux ateliers organisés dans le cadre de l’AMO. Ils avaient pour objectif de définir un scénario de migration, un plan de route, les modes opératoires, les règles de fonctionnement ainsi que le cadre  organisationnel.

Un plan de route et un comité exécutif  pour piloter la migration

Il a été décidé que la migration se déroulerait de septembre 2016 à décembre 2017, laissant ainsi le temps à chacun de s’organiser, de former ses équipes et de migrer ses données ainsi que tous ses outils numériques. Cette migration coïncide avec l’entrée en vigueur de la loi NOTRe qui amènera nombre de structures à fusionner et donc à revoir leur organisation interne et leurs outils de communication digitaux.

Jusqu’à sa coupure fin 2017, Tourinsoft pourra être utilisé pour alimenter les sites internet et la Gestion de la Relation Client.

Par ailleurs, un comité exécutif, composé de 5 Offices de Tourisme, des 4 Départements  et du CRDTA, s’est constitué pour piloter la migration du réseau auvergnat. La communication auprès des Offices de Tourisme et l’organisation de la migration sont assurées par les départements sur la base des éléments validés en comité exécutif. Enfin, des groupes de travail ont été mis en place pour traiter les sujets clés dans le cadre de la migration et émettre des propositions :

  • Déploiement et passerelles : développement d’une passerelle depuis Apidae vers Tourinsoft afin de maintenir l'alimentation des données sur les sites connectés à Tourinsoft et Auvergne Search, pour à minima le temps de la migration.
  • Communication : coordination à l’ensemble des acteurs.
  • GRC : Réalisation d’un benchmark des solutions GRC existantes pour rendre les services actuels. Une présentation aura lieu à l’automne.
  • Qualification de la donnée : organisation de la saisie des données avec un objectif de qualité.

Prochaines étapes

Cet été, des réunions seront organisées dans chaque département afin d’informer tous les acteurs concernés et d’identifier les Offices de Tourisme « pionniers » qui souhaitent migrer leur données sur Apidae en fin d’année.

Dès septembre, deux sessions de formation seront organisées par le réseau Apidae pour former les animateurs départementaux et régionaux ainsi que les Offices de Tourisme « pionniers ». Les formations seront ensuite assurées par les animateurs départementaux.

 

Contact : Mathieu BRUC - Tél. 04 73 29 49 75 - contacter par mail

 
 
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